Metodyka wdrażania Elektronicznego Zarządzanie Dokumentacją w Państwa Urzędzie, dzielimy na pięć możliwych etapów:
- Rozpoznanie i sprawy organizacyjne:
- Zebranie wiedzy dotyczącej obecnie funkcjonującego obiegu dokumentów.
- Analiza zastanej struktury organizacyjnej Urzędu.
- Wariantowa propozycja ewentualnych zmian dotycząca struktury organizacyjnej i obiegu dokumentów Urzędu.
- Uzgodnienie i zatwierdzenie struktury organizacyjnej do implementacji w EZD.
- Pomoc w zredagowaniu brakujących zarządzeń i instrukcji.
- Omówienie wniosków, ewentualne sugestie i uzgodnienie scenariusza działań.
- Uzgodnienie i zatwierdzenie terminów realizacji poszczególnych etapów.
- Wdrożenie systemu EZD:
- Konfiguracja użytkowników i ich uprawnień.
- Konfiguracja numeracji pism i spraw.
- Konfiguracja rejestrów.
- Konfiguracja szablonów wniosków urlopowych.
- Konfiguracja stacji roboczych i niezbędne aktualizacje oprogramowania.
- Konfiguracja urządzeń peryferyjnych w kancelarii (skaner, drukarka, drukarka kodów kreskowych, czytnik kodów kreskowych).
- Konfiguracja profili skanowania.
- Konfiguracja kont e-mail dla użytkowników.
- Integracja systemu EZD z platformą ePUAP oraz z portalem Wrota Mazowsza.
Konfiguracja połączeń EZD i SD. - Konfiguracja serwera DNS w lokalnej domenie.
- Konfiguracja szablonów pism wychodzących.
- Konfiguracja wymiarów urlopów.
- Szkolenia dla pracowników:
- Ogólna prezentacja i zapoznanie z systemem dla wszystkich pracowników Urzędu.
- Szkolenie dla kierowników referatów oraz samodzielnych stanowisk.
- Osobne szkolenie dla pracowników kancelarii, połączone z obsługą urządzeń takich jak skanery, czytników kodów kreskowych i inne wymagane.
- Grupowe szkolenia stanowiskowe dla wszystkich pracowników na przygotowanych do tego celu komputerach.
- Przejście wraz z pracownikami całej drogi przyjętego dokumentu wraz założeniem sprawy i jej zamknięciem, przy wykorzystaniu ich własnych kont w systemie EZD.
- Wyczyszczenie baz z dokumentów i spraw testowych oraz ustawienie numeratorów w celu uruchomienia systemu EZD w trybie produkcyjnym.
- Nadzór nad prawidłowym uruchomieniem systemu EZD w trybie produkcyjnym.
- Wsparcie merytoryczne na miejscu przez naszych pracowników, dla użytkowników systemu EZD przez okres 5 kolejnych dni od wdrożenia.
- Indywidualne trzydniowe szkolenie dla administratora systemu.
- Publikacja eUsług na portalu www.wrotamazowsza.pl:
- Uzgodnienie 30 usług elektronicznych, jakie mają być opublikowane.
- Przystosowanie odpowiednich formularzy.
- Publikacja usług na portalu eUrzędu.
- Wsparcie techniczne i merytoryczne:
- Wyczyszczenie baz z dokumentów i spraw testowych oraz ustawienie numeratorów w celu uruchomienia systemu EZD w trybie produkcyjnym.
- Nadzór nad prawidłowym uruchomieniem systemu EZD w trybie produkcyjnym.
- Wsparcie merytoryczne na miejscu przez nasz zespół, dla użytkowników systemu EZD od dnia wdrożenia.
- Indywidualne szkolenie dla administratora systemu.
- Zapewniamy telefoniczną pomoc w razie napotkania problemów